MACAM - MACAM BENTUK LAPORAN

1.         Laporan Berbentuk Tabel

a)        NOTICE REPORT

Notice report merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan ini harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas, karena dimaksudkan agar permasalahan-permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas, sehingga dapat langsung ditangani.     

b)        EQUIPOISED REPORT

Isi dari equipoised report adalah hal-hal yang bertentangan. Laporan ini biasanya digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikan informasi yang berisi hal-hal bertentangan, maka dapat dijadikan sebagai  dasar di dalam pengambilan keputusan.

c)        VARIANCE REPORT

Laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya. Contoh dari laporan ini adalah :

d)       COMPARATIVE  REPORT

Isi laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya. Misalnya pada laporan rugi/laba atau neraca dapat dibandingkan antara nilai-nilai elemen tahun berjalan dengan tahun-tahun sebelumnya.

2.         Laporan Berbentuk Grafik

a)        Bagan Garis

Pada bagan garis (line chart), variasi dari data ditunjukkan dengan suatu garis atau kurva. Bagan garis mempunyai beberapa kebaikan, yaitu:

1.  Dapat menunjukkan hubungan antara nilai dengan baik.

2.  Dapat menunjukkan beberapa titik.

3.  Tingkat ketepatannya dapat diatur sesuai dengan skalanya.

4.  Mudah dimengerti.

Disamping kebaikannya, bagan garis mempunyai beberapa kelemahan, yaitu:

1. Bila terlalu banyak garis atau kurva (sekitar lebih dari 4 buah garis atau kurva), maka akan tampak ruwet.

2.  Hanya terbatas pada 2 dimensi.

3.  Spasi dapat menyesatkan.

b)        Bagan Batang

Nilai-nilai data dalam bagan batang  (bar chart)  digambarkan dalam bentuk batang-batang vertikal ataupun batang-batang horisontal. Kebaikan dari bagan batang adalah sebagai berikut:

1.  Baik untuk perbandingan.

2.  Dapat menunjukkan nilai dengan tepat.

3.  Mudah dimengerti.

 Kelemahannya:

1.  Terbatas hanya pada satu titik saja.

2.  Spasi dapat menyesatkan.

c)        Bagan Pastel

Bagan pastel  (pie chart) merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai kue pastel (pie). Tiap-tiap potong dari  pie  dapat menunjukkan bagian dari data.

Kebaikan dari bagan pastel adalah sebagai berikut ini.

1. Baik untuk perbandingan sebagian dengan keseluruhannya.

2. Mudah dimengerti.

Kelemahannya :

1.  Penggunaannya terbatas

2.  Ketepatannya kurang

3.  Tidak dapat menunjukkan hubungan beberapa titik

3.      Laporan Untuk Level Manajemen yang Berbeda  

a)      Laporan Berhirarki

Laporan yang dibuat untuk masing-masing level manajemen untuk menerima informasi sesuai dengan permintaan khusus, tanpa memberikan detail yang tidak relevan. Para eksekutif akan melihat trend, kecenderungan, dan pola-pola dari laporan tersebut. Mereka ingin mengetahui apakah masing-masing bagian sudah mencapai tujuan. Ada dua macam laporan berhirarki :

·         Filter Report : laporan yang dirancang untuk memfilter elemen-elemen data yang dipilih dari database, sehingga pengambil keputusan akan memperoleh  laporan yang sesuai dengan kebutuhannya. Biasanya data difilter pada level atas.

·          Responsibility Report : laporan yang dibuat  untuk memutuskan siapa yang bertanggungjawab terhadap suatu laporan, apakah CEO, manajer pemasaran, atau spesialis media, dll.

b)        Laporan Yang Membandingkan Data

Laporan ini dibuat untuk membantu manajer dan user lain dalam memilih dua atau lebih item  untuk menyusun kesamaan atau ketidaksamaan (perbedaan). Dengan  perbandingan ini, user berada pada posisi terbaik untuk membuat keputusan yang rasional. Ada 3 macam laporan yang membandingkan data :

·           Horizontal Report 

Neraca dan laporan rugi laba menunjukkan laporan keuangan periodik yang  meringkas ribuan transaksi dan elemen data menjadi output untuk beragam user. User akan memperoleh gambaran yang jelas dengan melihat perbandingan pada laporan. Hal ini dapat dilakukan dengan merancang horizontal report. Jumlah setiap item dibandingkan dengan item yang berhubungan pada satu atau lebih laporan sebelumnya.

·           Vertical Report 

Laporan yang membandingkan  suatu bagian komponen dengan totalnya.

·           Counterbalance Report

Setiap situasi dibandingkan dalam laporan. Contohnya, skenario yang terburuk, layak, dan  terbaik  dapat membantu para perencana menilai proyek-proyek  yang berisiko, juga informasi berharga bagi para  eksekutif dalam pengambilan keputusan.

c)        Laporan Untuk Monitor Variansi Data

·           Variance Report   : laporan yang dibuat untuk membandingkan standar dengan hasil aktual yang diperoleh. Biasanya laporan ini dibuat sesuai dengan waktu atau selesainya suatu proses.

·           Exception Report : laporan ini seperti variance report, tetapi beberapa kuota atau batasan dibuat untuk suatu proses atau aktivitas. Laporan ini dibuat hanya ketika beberapa proses atau aktivitas tidak sesuai dengan batasan atau kuota.

Contoh : Daftar pelanggan yang sering menunggak pembayaran.